Les enjeux de l'externalisation de la gestion des archives de la copropriété
Le syndic détient et doit conserver aussi longtemps que dure son mandat, les archives de la copropriété, comprenant la liste exhaustive des copropriétaires, le règlement de copropriété, les registres des Procès-verbaux d’assemblée, les documents comptables, les factures...
Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le syndic est toutefois tenu de soumettre au vote de l’Assemblée générale (à la majorité de l’article 25 de la Loi du 10 juillet 1965), la décision de confier les archives du Syndicat à une entreprise spécialisée.
Cette solution est intéressante à plusieurs titres :
Le volume des archives liées à une copropriété n’a cessé de croître depuis plusieurs années, et les syndics ne disposent pas toujours d’une capacité de stockage suffisante dans leur cabinet.
Aussi, le Syndicat se voit offrir de sérieuses garanties pour la conservation de ses documents (polices d’assurance incendie, explosion, foudre, fumée, attentat, vandalisme et malveillance, émeutes mouvements populaires, tempête, grêle, dégâts des eaux une facilité évidente), et de représentation en cas de changement de syndic.
Rappelons que l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles, et l'ensemble des documents et archives du syndicat.
Dans l’hypothèse où le syndicat des copropriétaires aura fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic destitué sera alors tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
L'externalisation peut donc être un remède efficace contre les (trop) nombreux problèmes de transmission, voire de "disparition" des archives en cas de changement de Syndic, qui induisent généralement de grandes difficultés de reprise de la gestion du Syndicat.
Toutefois, cette solution fait aussi débat pour plusieurs raisons.
L’article 33 décret du 17 mars 1967 dispose que « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ».
Le syndic inclut donc par principe dans ses honoraires de base, cette tâche sans distinction du type d’archives (dormantes ou vivantes, utiles ou non utiles).
Or, si le syndicat des copropriétaires choisit d'opter pour une société d’archivage, il devra également prendre en charge une facture, qui était auparavant incluse dans les honoraires de base du syndic.
C'est pourquoi, le Décret sur le contrat-type du Syndic est venu préciser récemment que le choix d’une société d’archivage implique une minoration des honoraires de base du syndic, à hauteur du montant de la facture.
Mais encore faut-il que le Syndicat des Copropriétaires vérifie que son syndic l'applique ...
Il faut ajouter à cela que la plupart des sociétés d’archivage prévoient dans leur contrat une clause limitant leur responsabilité en cas de perte ou de défaillance quant à la représentation des archives qu’elle a sous sa garde.
Le Syndicat des Copropriétaires doit donc en prendre conscience avant de transférer cette prestation à un tiers, puisque s'il laissait cette tâche à son syndic, ce dernier ne pourrait en aucun cas invoquer une telle limitation.
Précisions enfin, qu'avec le temps, les coûts liés à l'archivage devraient être nécessairement réduits, voire la problématique entièrement résolue, et ce grâce aux nouvelles technologies qui permettent la numérisation des archives et leur stockage électronique, ainsi que leur consultation en temps réel.
Une solution qui n'est vraiment idéale que pour les documents nouvellement créés.
Puisque s'il est envisageable de scanner toute pièce au fur et à mesure, il serait très lourd et coûteux de reprendre des archives existantes pour les numériser une à une.
